Bij het starten van een selectieproces voor nieuwe software is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan en relevante documenten op te stellen. Deze documenten helpen om de eisen en het proces duidelijk te maken en zorgen ervoor dat alle betrokken partijen op één lijn zitten. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende documenten:
1. Projectinitiatie- of startdocument
Door voor aanvang een document op te stellen in de vorm van een plan van aanpak, kun je direct de kaders stellen en een planning afgeven. Zo kun je de andere projectleden op de hoogte brengen, de neuzen dezelfde kant op krijgen en, indien nodig, groen licht krijgen van de directie. In dit document staat:
- Beschrijving van de context, doelstellingen en aanleiding voor het selectieproces.
- Vastleggen van de scope: wat wordt wel en niet meegenomen in de selectie?
- Benoemen van betrokkenen (stakeholders, projectteam).
2. Functionele en technische eisenlijst (Programma van Eisen)
Beschrijf een programma van eisen, ook wel een eisen- en wensenlijstje genoemd.
- Functionele eisen: Welke functies moet de software ondersteunen (bijv. integraties, rapportages, workflows)?
- Technische eisen: Specificaties over hosting, beveiliging, compatibiliteit met bestaande systemen, etc.
- Wensen: Niet-essentiële maar gewenste features, ingedeeld naar prioriteit (bijv. "must-have", "nice-to-have").
3. Marktanalyse en longlist van leveranciers
De start van het deskresearch. Doe onderzoek op internet, gebruik de expertise van het team en doe eventueel een oproep aan je netwerk.
- Overzicht van mogelijke softwareleveranciers die in aanmerking komen.
- Globale vergelijking op basis van prijs, functionaliteiten en reputatie.
4. Selectiecriteria en beoordelingsmatrix
Aan welke voorwaarden moet de software voldoen en hoe belangrijk is elk punt? Gebruik het Programma van Eisen en waardeer alle punten.
- Criteria om software objectief te vergelijken (bijv. gebruiksvriendelijkheid, kosten, schaalbaarheid).
- Een gewogen matrix om scores toe te kennen aan leveranciers.
5. RFI (Request for Information)
Met behulp van bovenstaande documenten en onderzoeken, kun je starten met het opstellen van een RFI. Dit is een vragenlijst om van leveranciers informatie te verzamelen over hun software, diensten en technische mogelijkheden. Zeker bij grotere projecten zijn leveranciers bereid dit aan te leveren. Bij kleinere projecten is wat meer handwerk vereist of kort telefonisch/chat contact met de leverancier.
6. RFP (Request for Proposal)
Na de RFI volgt de RFP bij de leveranciers die aan de eisen en wensen lijken te kunnen voldoen. Dit is:
- Een gedetailleerde aanvraag waarin leveranciers wordt gevraagd een concreet voorstel in te dienen.
- Inclusief budgettaire kaders, eisen en gewenste opleverdatum.
7. Kosten-batenanalyse en business case
Vervolgens is een intern analyse nodig om tot de juiste beslissing te komen. Analyseer de kosten en baten door:
- Overzicht van kosten (licenties, implementatie, training) versus de verwachte voordelen (efficiëntie, kostenbesparingen).
- Analyse van Return on Investment (ROI) of Total Cost of Ownership (TCO).
8. Risicoanalyse
- Mogelijke risico’s tijdens de selectie en implementatie (bijv. uitloop van de planning, dataveiligheid).
- Maatregelen om deze risico’s te mitigeren.
9. Planning en implementatiestrategie
Nu wordt het concreter. Hoe gaat het implementatieproject eruit zien. Maak een:
- Overzicht van de stappen en mijlpalen tijdens de selectie en implementatie.
- Uitleg over overgang van oud naar nieuw systeem (datamigratie, training).
10. Besluitvormingsdocument en contractvoorstel
Ter afronding van het selectieproces:
- Document waarin de definitieve keuze wordt onderbouwd.
- Samenvatting van de contractvoorwaarden, SLA’s (Service Level Agreements) en verantwoordelijkheden van de leverancier.
Het samenstellen van deze documenten zorgt voor een transparant proces, waarin de software keuze gebaseerd is op goed gedefinieerde behoeften en objectieve criteria.
Reactie plaatsen
Reacties